¿Que es Gestión Documental?
Conjunto de normas, técnicas y prácticas para administrar los documentos de una organización, con la finalidad de facilitar la recuperación de la información que contienen, determinar el tiempo por el que deben resguardarse y eliminarse acorde a su periodo de vida útil.
Los documentos pueden gestionarse de manera física o digital. La Gestión Documental involucra los procesos de almacenaje, conservación, consulta, digitalización y destrucción de forma segura, garantizando la integridad y confidencialidad de la información.
Almacenaje, Resguardo y Custodia de Documentos
En Dynamic File ayudamos a las empresas a optimizar sus recursos para ahorrar tiempo, espacio y costos asociados con la administración de su archivo.
Tus documentos estarán seguros dentro de nuestro Centro de Resguardo, almacenados en estantería industrial o módulos de rack específicamente diseñados para cajas de archivo a una temperatura promedio de 18° C con una humedad relativa del 45%, clima óptimo para la preservación adecuada de la documentación.
Al recibir tus cajas, levantaremos un inventario de su contenido al grado de detalle que requieras, le colocaremos una etiqueta con un identificador único e irrepetible para facilitar su ubicación, permitiéndonos registrar todos sus movimientos durante su estancia en nuestras instalaciones.
Almacenaje, Resguardo y Custodia de Documentos.
En Dynamic File ayudamos a las empresas a optimizar sus recursos para ahorrar tiempo, espacio y costos asociados con la administración de su archivo.
Tus documentos estarán seguros dentro de nuestro Centro de Resguardo, almacenados en estantería industrial o módulos de rack específicamente diseñados para cajas de archivo a una temperatura promedio de 18° C con una humedad relativa del 45%, clima óptimo para la preservación adecuada de la documentación.
Al recibir tus cajas, levantaremos un inventario de su contenido al grado de detalle que requieras, le colocaremos una etiqueta con un identificador único e irrepetible para facilitar su ubicación, permitiéndonos registrar todos sus movimientos durante su estancia en nuestras instalaciones.
Consulta de Documentación Bajo Demanda
En caso de que requieras consultar alguno de los documentos que conforman tu archivo, tenemos tres opciones: podemos enviarlo a tus instalaciones en nuestra vagoneta especialmente adaptada para transportar cajas para archivo, puedes visitarnos y utilizar nuestra Sala de Consulta, o bien, podemos digitalizar tus documentos y enviarlos por el medio de tu elección.
Una vez que hayas terminado de utilizar la documentación, nos encargamos de recogerla en donde nos indiques.
Cada vez que una caja o documento entra o sale de nuestras instalaciones, emitimos un documento que recopila los datos y la firma de quién lo recibe. Esto nos permite mantener la trazabilidad completa de todos los movimientos de tu documentación.
Organización y Depuración Archivística
En Dynamic File entendemos que la organización y depuración oportuna de documentos son procesos esenciales para garantizar un acceso rápido a la información relevante, manteniendo el archivo libre de documentos obsoletos o innecesarios.
Permite que nuestros expertos en manejo de información confidencial, levantamiento y control de inventarios, te ayuden a organizar, depurar y conservar los documentos de tu empresa para que puedas acceder fácilmente a la información crucial.
Con Dynamic File, puedes estar seguro de que tus archivos estarán siempre ordenados, actualizados y listos para respaldar las operaciones de tu organización de manera eficiente.
Organización y Depuración Archivística
En Dynamic File entendemos que la organización y depuración oportuna de documentos son procesos esenciales para garantizar un acceso rápido a la información relevante, manteniendo el archivo libre de documentos obsoletos o innecesarios.Permite que nuestros expertos en manejo de información confidencial, levantamiento y control de inventarios, te ayuden a organizar, depurar y conservar los documentos de tu empresa para que puedas acceder fácilmente a la información crucial.Con Dynamic File, puedes estar seguro de que tus archivos estarán siempre ordenados, actualizados y listos para respaldar las operaciones de tu organización de manera eficiente.
Caja Dynamic File
- Resistencia a la compresión 14 kg/cm2
- Formato Carta / Oficio
- Resistencia 52 ECT (Edge Crush Test)
- Capacidad estimada: 5 carpetas Lefort o 2,500 hojas de papel.
- Dimensiones 41.5 X 32.5 X 26 cm
Digitalización de Documentos
La Digitalización de Documentos implica la conversión de documentos físicos en imágenes electrónicas mediante técnicas de captura y almacenamiento.
En Dynamic File, empleamos escáneres de alta calidad y software especializado para convertir tus documentos impresos en imágenes electrónicas.
Posteriormente, almacenamos esta información en dispositivos de almacenamiento de datos o en software de gestión documental. Esto asegura la preservación de tus documentos y te permite acceder a ellos en el futuro sin perder calidad, ni claridad debido al paso del tiempo.
Cada proyecto de digitalización es único y requiere un enfoque personalizado. El costo y el tiempo necesarios para completarlo dependen del estado del archivo, la complejidad del proyecto y el nivel de detalle en la organización documental que el proyecto requiere. Nuestro equipo está preparado para adaptarse a tus necesidades específicas y garantizar resultados óptimos.
Digitalización de Documentos
La Digitalización de Documentos implica la conversión de documentos físicos en imágenes electrónicas mediante técnicas de captura y almacenamiento.
En Dynamic File, empleamos escáneres de alta calidad y software especializado para convertir tus documentos impresos en imágenes electrónicas.
Posteriormente, almacenamos esta información en dispositivos de almacenamiento de datos o en software de gestión documental. Esto asegura la preservación de tus documentos y te permite acceder a ellos en el futuro sin perder calidad, ni claridad debido al paso del tiempo.
Cada proyecto de digitalización es único y requiere un enfoque personalizado. El costo y el tiempo necesarios para completarlo dependen del estado del archivo, la complejidad del proyecto y el nivel de detalle en la organización documental que el proyecto requiere. Nuestro equipo está preparado para adaptarse a tus necesidades específicas y garantizar resultados óptimos.
Destrucción Certificada
Nuestro proceso de trituración certificada de documentación de índole clasificada, consiste en la eliminación segura y definitiva de tu información confidencial.
Comenzamos con la Limpieza Documental, en donde nuestro equipo especializado en manejo de datos sensibles, remueve carpetas, grapas, clips y broches de los documentos.
Posteriormente, empleamos una trituradora industrial de papel para destruir los documentos, transformándolos en tiras de papel que vuelven la información ilegible.
Estas tiras son compactadas en una prensa industrial y sometidas a procesos de remoción de tinta para asegurar que la información contenida sea irreconocible.
Una vez finalizada la destrucción, te entregamos un certificado que confirma que los documentos han sido eliminados de manera segura y garantizando que no caerá en manos inadecuadas.
Con Dynamic File puedes confiar en que tu información confidencial está protegida en todo momento.